Hlavné aspekty formálnej medziľudskej komunikácie, jej štandardy a oblasti aplikácie. Špecifické odrody a pravidlá, ktoré obmedzujú tento typ interakcie. Formálna interpersonálna komunikácia je typ interakcie medzi ľuďmi, ktorý je akceptovaný v spoločnosti a používa sa pre cudzincov alebo známych, ktorých konverzácia sa neprehlbuje na emocionálnu úroveň a má čisto informačný charakter. Obmedzené pravidlami správania a etiketou, ktoré sú všeobecne uznávané a záväzné.
Popis formálnej medziľudskej komunikácie
Komunikácia je najdôležitejším typom interakcie medzi jednotlivcami, bez ktorého si je veľmi ťažké predstaviť si existenciu a osobný rast. Je nevyhnutný vo všetkých aspektoch ľudského života. V závislosti od toho, kde človek komunikuje, možno rozlíšiť dva hlavné typy: formálny a neformálny. Hlavným rozdielom medzi prvým je prítomnosť mnohých rôznych postojov, ktoré obmedzujú osobu v úsudkoch a označujú konkrétny rámec, ktorý nemožno prekročiť.
Ďalší názov formálnej komunikácie je založený na rolách. To znamená, že sa berie do úvahy konkrétna úloha v spoločnosti, ktorá upravuje vzťah a etiku správania medzi dvoma ľuďmi. Každý jednotlivec má zvláštny odtlačok spoločnosti, v ktorej osoba vyrastala, podmienky, v ktorých sa momentálne nachádza, a právomoci, ktoré mu sú priradené. Vo vzťahu k svojmu partnerovi plní určitú úlohu a zaujíma pozíciu, ktorá si vyžaduje primeraný prístup k sebe samému. Preto môžeme povedať, že formálny typ komunikácie sa vykonáva v rámci predpísaných rolí pre každého.
Osoba napríklad pracuje na vysokej pozícii a komunikuje so svojim podriadeným ako šéf a vyžaduje od neho, aby si plnil svoje pracovné povinnosti. Tu sa k nemu musíte správať s rešpektom a nepochybne počúvať jeho názor. Povedzme, že podriadený žije vedľa tejto osoby a často sa s ním stretáva pri plote, diskutuje o sadeniciach, počasí a dokonca aj o voľnom čase. Druhá možnosť bude obmedzená na neformálnu medziľudskú komunikáciu, z ktorej budú odstránené úlohy šéfa a zamestnanca. Bez týchto masiek sú si v konverzácii úplne rovní.
Preto možno tvrdiť, že formálna medziľudská komunikácia reguluje obchodné vzťahy, ktoré sú ovplyvnené množstvom byrokratických faktorov. Je veľmi obmedzený a riadi sa mnohými pravidlami a predpismi a prijatými normami, ktoré je potrebné dodržiavať.
Rozdiely od neformálnej komunikácie
Komunikácia je dosť mnohostranný proces a v každom prípade sa líši od podobného, preto je potrebné zdôrazniť niektoré nuansy. Predstavujú hlavné rozdiely medzi týmito dvoma typmi interakcií, ktoré sa v spoločnosti najčastejšie používajú. Zvážte vlastnosti formálnej komunikácie:
- Cieľ … Každý formálny rozhovor, nech je akýkoľvek, má konkrétny účel, na ktorý sa komunikácia obmedzuje. To znamená, že buď chcú od človeka dostať niekoľko užitočných informácií, alebo mu musia oznámiť niečo dôležité. V oboch prípadoch je konverzácia obmedzená na tieto ciele a nemala by smerovať k iným aspektom. Ak formálna konverzácia nemá konkrétny účel, na ktorý je vedená, nemožno ju už nazvať. Formálna komunikácia je nástroj, pomocou ktorého plnia svoje pracovné potreby alebo riešia každodenné problémy. Ak nie je potrebný konečný výsledok takéhoto rozhovoru, ani nevzniká. Preto je účel najdôležitejším atribútom formálnej medziľudskej komunikácie.
- Obsah … Veľkú úlohu zohráva aj to, o čom ľudia hovoria počas formálneho rozhovoru. Malo by ísť o jednoznačný rozhovor, ktorý objasní niektoré pracovné body pre jedného alebo dvoch partnerov. V závislosti od konkrétneho cieľa by mal jeho obsah súvisieť s prácou alebo s tými vzťahmi, v ktorých sa ľudia nachádzajú. Diskusia by mala pokrývať konkrétne aspekty práce. Otázky sú lakonické a odpovede sú krátke a zmysluplné. Nie je miesto pre bystrý humor ani iné citeľne rozjasňujúce okolnosti. Výnimočne suchý informačný rozhovor, ktorý by mal byť pre jedného alebo všetkých účastníkov rozhovoru čo najužitočnejší.
- Postavenie … Nutne zohľadnené vo formálnej medziľudskej komunikácii. Osoba musí rozlišovať a porozumieť úlohe partnera a v závislosti od toho si vybudovať svoj postoj tým, že prirovnáva svoj vlastný stav. Riadia sa všeobecne uznávanými pravidlami správania, etikou komunikácie a pracovnými vzťahmi. To znamená, že je povinné rešpektujúce a zdvorilé zaobchádzanie, ktoré neumožňuje osobe vyjadriť svoj vlastný názor, ale slúži iba ako maska na získanie potrebných informácií alebo služieb.
- Emocionalita … Jeden z najdôležitejších rozdielov medzi formálnymi a neformálnymi typmi medziľudskej komunikácie je emocionálna zložka rozhovoru. Po prvé, je to úplne netypické. Vyjadrenie mimiky alebo pomocou slov váš subjektívny postoj k osobe alebo inému faktoru je vo formálnej komunikácii absolútne neprijateľné.
Odrody formálnej komunikácie a ich charakteristiky
Formálna komunikácia je dosť monotónna a len zriedka sa zvýrazňuje konkrétne rozdielnosť v tej či onej forme. Najčastejšie sú klasifikované podľa rozsahu. V závislosti od toho, s kým človek interaguje a čo chce konkrétnym rozhovorom dosiahnuť, možno rozlíšiť tri formy formálnej komunikácie.
Hranie rolí
Ide vlastne o komunikáciu, ktorej pravidlá sú dané podmienkami. V tomto konkrétnom momente človek hrá svoju úlohu a vo vzťahu k nemu sú budované jeho interakcie s ostatnými.
Ak je napríklad žena kozmetička alebo konzultantka a v práci komunikuje s klientom, bude používať odborný jazyk, zostane zdvorilá, zdvorilá, usmeje sa a bude vykonávať svoju prácu. Aj keď sa jej partnerka príliš nepáči, je nútená sa usmievať a vyzerať priateľsky, pretože je k tomu zaviazaná svojou výkonnou úlohou.
Komunikácia založená na rolách je navrhnutá tak, aby zostala na obrane emocionálnych reakcií tam, kde sú veľmi nežiaduce. Navyše správnym zostavením šablóny pre interakciu s ľuďmi (napríklad so zákazníkmi) môžete dosiahnuť dobré profesionálne výsledky.
Srdečný a ústretový prístup ovplyvní návštevnosť salónu / obchodu / trhu a zlepší výkonnosť marketingu. Môžeme teda povedať, že formálna komunikácia založená na rolách je jedinečný nástroj, ktorý sa v šikovných rukách zmení na účinný prostriedok na dosiahnutie vlastných cieľov.
Podnikanie
Tento typ formálnej komunikácie spočíva v dôslednej diskusii o skutočnostiach, ktoré sa týkajú spoločnej príčiny. Používajú sa iba suché údaje, ktoré je potrebné oznámiť účastníkovi rozhovoru. Účel obchodnej komunikácie je vždy rovnaký - materiálny alebo profesionálny prospech, ktorý sa dosahuje interakciou s inými ľuďmi, ktorí pracujú v rovnakej oblasti. Obchodná komunikácia je často prezentovaná vo forme rokovaní, kde sú všetky otázky, ktoré sú predmetom záujmu strán, distribuované lakonicky a bod po bode. V skutočnosti sa s ich pomocou uskutoční podrobné informačné zoznámenie. Údaje sa prenášajú z jednej osoby na druhú, pričom sú maximálne komprimované na hranicu dôležitosti a hodnoty každého návrhu. Človek napríklad pracuje pre veľkú spoločnosť a musí podriadených poučiť o novom projekte. To znamená, že v obchodnom jazyku vysvetlí všetko, čo je v takýchto prípadoch poskytnuté. Prezentácia myšlienok je čo najviac lakonická, porovnávania a komické odbočky nie sú typické.
Funkčné
Používa sa na uspokojenie ich potrieb v rutinnom živote a minimálnej interakcii s ľuďmi. To znamená, že v každom jednotlivom prípade má svoju vlastnú funkciu. Hneď ako je splnená, komunikácia s touto osobou sa zastaví.
Súčasne neexistujú žiadne konkrétne stavy, ktoré by určovali rovnosť partnerov. Vylúčená je aj možnosť vopred naplánovaných budúcich stretnutí.
Najvýraznejším príkladom môže byť druhý rozhovor vo výťahu „Na ktorom poschodí ste?“alebo v autobuse „Pass, please, for the fare“. Zároveň vôbec nezáleží na tom, kto je táto osoba, s vyšším alebo nižším postavením. Vždy zostane len okoloidúcim.
Funkčnú formálnu komunikáciu upravujú iba všeobecné pravidlá etikety a správania sa k cudzím ľuďom. Dodržiavajú odstup medzi partnermi a dodávajú im podiel na zdvorilosti a zdvorilosti aj v takom druhom rozhovore.
Základné pravidlá formálnej komunikácie
Ako bolo uvedené vyššie, pravidlá sú základom formálnej komunikácie. Štandardne sa predpokladá, že všetci účastníci konverzácie ich poznajú a rovnako ich dodržiavajú.
Aby boli funkcie trochu konkrétnejšie, existuje niekoľko základných pravidiel formálnej komunikácie:
- Vzdialenosť … Medzi účastníkmi rozhovoru by mala byť fyzická aj psychická vzdialenosť. To znamená, že sa nemôžete dostať do duše, pýtať sa na osobné veci ani ísť na bližšiu úroveň komunikácie. Konverzácia by mala prebiehať jedným smerom a nemala by presahovať vedúcu tému. Malo by sa pamätať na to, že partnerovi môže byť nepríjemné otvárať sa počas takéhoto formálneho rozhovoru, čo vyvolá nechcenú reakciu alebo spôsobí negatívne dojmy. A to aspoň pokazí obraz.
- Pragmatický … Pri formálnom rozhovore by ste mali vždy pamätať na jeho účel. Nemôžete sa odchýliť od témy ani sa vyhýbať priamym odpovediam. Takýto rozhovor je mimoriadne informatívny a podporný, preto by mal byť čo najstručnejší a pragmatický. Rozhovor by ste nemali vedome predlžovať ani ukazovať roztržitosť.
- Sústrediť sa … Pri formálnej medziľudskej komunikácii je konverzácia jednobodová. To znamená, že konverzácia sa pohybuje určitým smerom a nedotýka sa iných tém. Povaha komunikácie sa prenáša z jeho cieľa a akonáhle sa to dosiahne, potreba pokračovať v konverzácii sama zmizne.
- Emocionálna blokáda … Formálna medziľudská komunikácia neovplyvňuje úroveň pocitov. To znamená, že ľudia sa ani nepribližujú k hodnoteniu svojich dojmov a analýze správania sa partnera. Navyše, v rozhovore nie je žiadna emocionalita, ak neberiete do úvahy profesionálny hrubý humor alebo sekundové náklady.
Ako prejsť od formálnej k neformálnej komunikácii
Najprv musíte zistiť a sami určiť, prečo to musíte urobiť. V niektorých prípadoch je formálna komunikácia určená na ochranu ľudských emócií ľudí v tých profesiách, ktorí sú nútení veľa komunikovať s ostatnými. Toto je druh masky na ochranu vášho vnútorného sveta pred cudzími ľuďmi, ktorí do neho môžu dokonca nedobrovoľne vtrhnúť. V niektorých prípadoch je však takýto prechod jednoducho potrebný. Na tento účel je dôležité dodržať niekoľko aspektov:
- Vzájomnosť … Na neformálnu komunikáciu nie je možné prejsť iba z jednej strany. Ide nevyhnutne o recipročný proces, ktorý je sprevádzaný vzájomným súhlasom a cieľavedomým správaním a konaním. To znamená, že účastník rozhovoru musí mať tiež záujem o tento prechod, alebo mu to aspoň nevadí.
- Postupnosť … Prirodzene je nemožné, aby ste sa po dlhodobej komunikácii na formálnej úrovni v jednom peknom momente priblížili k človeku, potľapkali ho po ramene a hovorili ako o najlepšom priateľovi. Chce to čas, alebo by ste s takýmto výsledkom nemali počítať. Mali by ste začať postupnými malými otázkami, zdvorilými frázami, ktoré sú napoly dobrými mravmi a napoly skutočným záujmom o život toho druhého.
- Humor … Je zvláštne, že prvý na ceste k neformálnej komunikácii pomôže pozitívnemu prístupu a príležitosti sa spoločne zasmiať. Mali by ste začať malými pracovnými momentmi, ktoré mnohým môžu pripadať komické alebo vtipné. Ak človek nadväzuje kontakt pomocou humoru, potom je nepochybne šanca nadviazať neformálnu komunikáciu.
- Prednosť … Mnohým ľuďom sa nemusí páčiť prechod na neformálnosť kvôli riziku straty obchodnej hodnoty konverzácií. To znamená, že ak ste s osobou dlho komunikovali výlučne z núdze, musíte začať týmto spôsobom. Najprv by ste mali zistiť všetky pracovné momenty a ciele formálnej komunikácie a potom pristúpiť k „zblíženiu“.
Čo je formálna komunikácia - pozrite si video:
Formálna aj neformálna komunikácia má svoje vlastné oblasti použitia. Úspešne slúžia ako nástroje interakcie medzi ľuďmi rôznych kategórií a dobre si robia svoju prácu. Formálna komunikácia je navrhnutá tak, aby riešila každodenné a pracovné chvíle s ľuďmi, ktorých nechcete vpustiť do svojho života, ale napriek tomu s nimi musíte komunikovať. Predstavuje etiketu v akcii a svedčí o úrovni vzdelania každého jednotlivca.