Časový manažment v modernej spoločnosti. Prečo ľudia nemajú dostatok času a ako sa naučiť so všetkým držať krok. Základné pravidlá efektívnej správy dočasného zdroja. Časový manažment je schopnosť ovládať množstvo času stráveného určitými činnosťami, múdro ho riadiť, analyzovať efektívnosť vašej práce a nájsť ďalšie zdroje, a tým zvýšiť produktivitu. Takéto schopnosti dávajú človeku príležitosť nielen držať krok s plánovanými aktivitami, ale aj efektívne to robiť a zabávať sa. Veda, ktorá študuje proces plánovania a riadenia vlastného alebo cudzieho časového zdroja, sa nazýva časový manažment.
Potreba riadenia času
Problematika riadenia času na štátnej úrovni vznikla a začala sa v Rusku vážne študovať už v 20. rokoch minulého storočia. Navrhli sa rôzne teórie a metódy zvýšenia účinnosti činnosti, vrátane organizácie osobnej efektívnosti každej jednotlivej osoby.
V 70. rokoch dvadsiateho storočia bola predstavená myšlienka, že osobný systém riadenia času by mal byť založený na efektívnom myslení jednotlivca, ktoré je potrebné rozvíjať. Až v roku 2007 sa na jednej z moskovských univerzít objavilo oddelenie riadenia času. Čas na jednej strane nie je neobmedzeným zdrojom, a preto nie je prekvapujúce, že nám ho často chýba. Ale na druhej strane, pre každého v daný deň je množstvo času rovnaké. Prečo teda niektorí za rovnakú cenu dokážu urobiť oveľa viac ako ostatní, a v dôsledku toho získajú vyšší výsledok? Nejde o počet hodín, ale o efektivitu ich využitia.
Mnoho ľudí sa mýli v názore, že time management je potrebný len pre manažérov v práci a ľudí, ktorí patologicky nič nerobia. V skutočnosti sa každý musí naučiť umeniu riadiť svoj čas, aby bol úspešný nielen v práci, ale aj v živote. Úlohou time managementu nie je dostať vás do nejakého rámca. Naopak, plánovanie vám umožňuje rozšíriť tento rámec, pretože vy sami si nevšimnete, koľko času, ak je správne strávený, sa môže uvoľniť. Ovládnutie vedy o riadení času bude niekomu trvať niekoľko týždňov, inému mesiace. Všetko závisí od niekoľkých faktorov:
- Sila vôle … Bez tejto povahovej vlastnosti je v zásade ťažké dosiahnuť akékoľvek výsledky. Ak teda niečo nevyšlo na prvý krát, netreba sa vzdávať. Musíte prísť na to, prečo to nevyšlo, a zopakovať to.
- Predchádzajúce plánovacie schopnosti … Ak človek vie, ako naplánovať niektoré zo svojich akcií, napríklad nakupovanie, rekreáciu, organizovanie akcií, mal by byť oboznámený so základnými zásadami plánovania. V tomto prípade bude pre neho jednoduchšie naučiť sa zvládať čas, ako pre niekoho, kto celý život žije improvizovane. Pre druhú kategóriu ľudí však nič nie je nemožné, len to môže trvať trochu dlhšie.
- podpora … Ako často človek robí niečo pre spoločnosť: začne alebo prestane fajčiť, chodí do posilňovne, navštevuje akékoľvek akcie. Je veľmi dôležité mať podporu od svojich blízkych. Ak sa teda celý tím alebo celá rodina rozhodnú porozumieť umeniu riadenia času, výsledok sa dosiahne oveľa rýchlejšie.
Tabu pri plánovaní času
Predtým, ako sa naučíte riadiť svoj čas, musíte analyzovať, čo trvá 24 hodín. Keď načmárate aspoň jeden deň v hodinách a minútach, uvidíte, že väčšina vzácneho zdroja je zbytočná.
Zoberme si hlavné tabu v riadení času:
- Dlhý spánok … Nikam nemôžete ísť - potrebujete spať, aby ste mali silu efektívne stráviť zvyšok času. Zdravý spánok je 8 hodín. Ale spať pred obedom je nerozumné riadenie času.
- Telefonické rozhovory … Telefón šetrí aj stráca čas. Informácie je možné na jednej strane prijímať alebo prenášať rýchlejšie. Ale na druhej strane prázdne reči niekedy zaberú väčšinu dňa.
- Sledovanie televízie a hranie hier … Samozrejme, musíte si oddýchnuť a každý chápe význam tohto slova vlastným spôsobom. Ale sledovanie ďalšej série alebo nového „strelca“nebude schopné buď nabiť novou silou, ani byť užitočné.
- Zlé návyky … Ľudia s nezdravými návykmi, akými je fajčenie, si počas dňa doprajú veľa času na prestávku. Mohlo by sa zdať, že vypiť šálku kávy alebo fajčiť je záležitosť 2-3 minút, ale náš deň pozostáva z týchto minút.
Každý si môže nájsť niekoľko ďalších bodov vo svojej rutine, kde trávi čas, a pokúsiť sa ich odstrániť zo svojho života, alebo ich aspoň obmedziť. Čím skôr to človek pochopí, tým skôr sa naučí múdro si vážiť a tráviť čas.
Rada! Čas, ktorý uplynul, nie je potrebné ľutovať. Toto je úplne zbytočné cvičenie, pretože sa nevráti. Odteraz je lepšie sa poučiť a nedovoliť jeho zbytočné plytvanie.
Vlastnosti vyučovania času
Existujú rôzne techniky, ktoré učia základy riadenia času. Veľa tematických informácií o tejto problematike je možné nájsť na internete. Ale je lepšie, keď sa s vami o tajomstvá podelí profesionál. Zvýšený dopyt po štúdiu tejto otázky vytvára ponuku. A dnes sa u nás literatúra tlačí vo veľkom a organizujú sa rôzne školenia o riadení času.
Školenie je jednou z vyučovacích metód, ktorá vám umožňuje získať potrebné znalosti, zručnosti a schopnosti prostredníctvom priameho praktického výcviku. Jeho obrovskou výhodou je, že študent nielenže vníma akékoľvek uvedené informácie, ale môže získané znalosti ihneď uplatniť v praxi. Živá komunikácia prebieha s trénerom a so skupinou podobne zmýšľajúcich ľudí.
Napriek tomu, že základné princípy riadenia času sú rovnaké, školenia môžu byť štruktúrované rôznymi spôsobmi. Každý tréner si sám určí, ako bude pre neho jednoduchšie sprostredkovať svoje skúsenosti vyškolenému publiku. Hodiny časového manažmentu ponúkajú množstvo pravidiel alebo činností, ktoré by ste mali dodržiavať, aby ste si rozvinuli schopnosť riadiť čas.
Musíte však pochopiť, že samotná cesta na školenie, aj keď ho vykonáva vysokokvalifikovaný špecialista, bez úsilia z jeho strany bude zbytočná. Plánovanie, rozdelenie plánov na dôležité a nie tak dôležité, naliehavé a oneskorené - to všetko bude potrebné urobiť sami.
Ďalším prístupnejším spôsobom získavania informácií o tom, ako riadiť život a čas, je špecializovaná literatúra. Na túto tému bolo napísaných mnoho kníh od zahraničných i domácich autorov. Mnohí z nich sú vedúcimi školiteľmi, takže sa s materiálom môžete zoznámiť pred návštevou príslušného školenia. Výhodou knihy oproti školeniu je nižšia cena, možnosť prečítať si ju vo vhodnom čase a znova si ju prečítať, robiť si poznámky.
Medzi obľúbené knihy v roku 2016, ktoré vám hovoria, ako efektívne hospodáriť s časom, patria:
- „Maximálna koncentrácia“. Napísala Lucy Joe Palladino;
- „Jednoduchý spôsob, ako prestať odkladať.“Napísal Neil Fiore;
- „Múza a zviera“. Napísala Yana Frank;
- „Esencializmus“. Napísal Greg McKeon;
- „Ako dať veci do poriadku.“Napísal David Allen;
- Časový pohon. Autor Gleb Arkhangelsky;
- „365 dní kreatívneho človeka. Denník “. Napísala Yana Frank;
- "Dobrý rok. Marketingový týždenník “. Zverejnil Igor Mann;
- „Ako pracovať 4 hodiny týždenne“. Napísal Tim Ferris;
- „Umenie držať krok“. Napísal Alan Lacaine.
Základné pravidlá efektívneho riadenia času
Ak človek urobil prvý krok, videl problém nesprávneho plánovania svojho času a chce ho v blízkej budúcnosti vyriešiť, potom je potrebné pochopiť niektoré tajomstvá riadenia času. Nasledujúce pokyny vás prevedú správnym riadením času.
Odstránenie „prípadov-parazitov“
Úlohou je analyzovať svoj deň a naplánovať ho čo najpodrobnejšie. Je potrebné spísať si nielen užitočné listiny, ktoré boli dokončené. To by malo zahŕňať aj relaxáciu, komunikáciu a ďalšie činnosti. Teraz musíte označiť tie body, ktoré by mohli ušetriť čas bez poškodenia. Ide o „prípady parazitov“, ktoré kradnú vzácne minúty. Ak chcete vylúčiť všetky zbytočné činnosti, musíte analyzovať viac ako jeden zo svojich dní, ale výsledok na seba nenechá dlho čakať. Strávenie týždňa na zozname úloh vám môže ušetriť oveľa viac času v budúcnosti tým, že zo svojho plánu vylúčite nepotrebné veci.
Naplánovanie rozvrhu
Vylúčením „prípadov parazitov“z rozvrhu môžete začať racionálne plánovanie času. Úspešní ľudia si neustále plánujú čas, čím zvyšujú produktivitu svojich aktivít.
Plánovanie by sa nemalo robiť v hlave, ale na papieri. Nezáleží na tom, či je to diár viazaný na kožu alebo obyčajný papier. Je potrebné napísať prípady v poradí podľa ich dôležitosti. Ak v priebehu dňa dôjde k novej úlohe, mala by byť zapísaná aj do vášho plánu, pričom sa zohľadní priorita vo vzťahu k predtým naplánovanému. Dokončené prípady by mali byť vymazané zo zoznamu. Dodáva silu a stimuluje plodnú aktivitu.
Plánovanie by malo byť od viac k menej. Od plánov na rok plynule prejdite k plánom na každý deň. Pre každú úlohu by mali byť stanovené konkrétne termíny.
Na tréningoch časového manažmentu tréneri často odporúčajú nakresliť strom ako stelesnenie hlavného veľkého cieľa. Pobočky siahajúce z neho sú malé úlohy, ktoré je potrebné vyriešiť na ceste k jeho dosiahnutiu. Každá vetva sa môže vetviť mnohokrát, kým nie sú úlohy rozdelené na malé, jasné a zrozumiteľné. Kreslenie stromov pri plánovaní na každý deň samozrejme nie je potrebné, ale vizualizácia vášho plánu stojí za to. V manažmente času existuje pravidlo 10/90. Je formulovaná nasledovne: 10% času, ktorý strávite plánovaním úlohy, ušetrí 90% času potrebného na jej dokončenie.
Budovanie vôle
Nestačí sa naučiť, ako si správne naplánovať čas. Je potrebné postupovať podľa načrtnutého plánu. Ale často sa stáva, že ráno ste vstali s boľavou hlavou a nechceli ste cvičiť; prišiel unavený z práce a nechodil na kurzy; váš obľúbený film je v televízii a termín ste si preložili. Organizácia dňa sa začína tak, že sa zorganizujete sami. Ak je pre vás spočiatku ťažké obetovať sledovanie vašej obľúbenej relácie, môžete to sledovať tak, že v tejto chvíli dáte televízor do kuchyne a uvaríte večeru. Ak sa vám nechce robiť plánovaný beh ráno za mrholeného dažďa, môžete si vziať so sebou prehrávač hudby a nálada sa zvýši. Nie je potrebné opustiť plánované prípady, stojí za to hľadať kompromis a s radosťou ich plniť.
Stanovenie priorít
Najťažšou súčasťou umenia zvládania času je správne stanovenie priorít, zvýraznenie hlavného cieľa a vedľajších cieľov. To vám umožní správne usporiadať úlohy v zozname.
Po identifikácii hlavných úloh je potrebné analyzovať, aké dôsledky nastanú, ak budú dokončené alebo nedokončené včas. Ak správne vyzdvihnete hlavnú vec, potom vidíte, že porušenie termínov na vykonanie hlavnej úlohy bude mať vážne dôsledky.
Najdôležitejšie a najťažšie veci je najlepšie urobiť ráno. Počas týchto hodín je mozog odpočinutý, vedomie je čisté, pozornosť je maximálne koncentrovaná. Existujú situácie, kedy je na dokončenie úlohy naplánovaných menej času, ako sa skutočne strávi, z dôvodov, ktoré človek nemôže ovplyvniť. Ak teda plánujete dôležité veci na popoludnie, nemusia byť vykonané včas, v dôsledku čoho nastanú vážne následky.
Všetky prípady možno podmienene rozdeliť do štyroch skupín: naliehavé a dôležité; dôležité, ale nie naliehavé; naliehavé, ale nie dôležité; nie naliehavé a nie veľmi dôležité. Odporúča sa zapísať si veci do denníka v nasledujúcom poradí:
- dôležité a naliehavé;
- naliehavé, ale menej dôležité;
- dôležité, ale nie naliehavé;
- iné.
Podľa jedného z pravidiel riadenia času (Paretovo pravidlo 20/80) môže správna prioritizácia ušetriť až 80% zdrojov. Je formulovaný nasledovne: 20% aktivít vynaložených na hlavné úlohy prináša 80% účinnosti; zasa 80% činnosti vynaloženej na realizáciu bezvýznamných úloh prinesie iba 20% výsledku. To opäť naznačuje, že je potrebné vedieť vyzdvihnúť dôležité a zahodiť nepotrebné.
Stanovenie pracovných podmienok
Na rozvoj schopnosti riadiť čas je potrebné stanoviť jasné termíny pre každú úlohu. V opačnom prípade môže byť odložený na neurčito. Keď má človek konkrétny termín na dokončenie úlohy, snaží sa byť včas. Svedčí o tom zvýšená produktivita študentov deň pred zasadnutím, tento príklad sa často uvádza počas školení. Niekedy je užitočné stanoviť si tieto termíny sami, aby ste sa čo najviac sústredili na dokončenie úlohy a zmobilizovali všetok svoj potenciál. Nepreháňajte experimenty s termínmi. To môže viesť k preťaženiu, strate sily a ďalším negatívnym dôsledkom. Vykonávanie práce, ktorá príde, zase pomôže ušetriť nielen čas, ale aj energiu. Ak sa všetky menšie ťažkosti, ktoré vzniknú na ceste k hlavnému cieľu, vyriešia tak, ako prídu, potom sa nestihnú zmeniť na snehovú guľu neriešiteľných problémov. Ak sú všetky úlohy splnené, ale sila a čas vám umožňujú zvládnuť dodatočnú úlohu, nie je potrebné ju odkladať. Po dokončení úlohy dnes, naplánovanej na zajtra, si človek bude istý, že bude mať čas dokončiť všetky činnosti naplánované na nasledujúci deň. Nemali by ste odložiť dokončenie dnes začatých a nedokončených prípadov v stanovenom termíne. Akákoľvek úloha je vyriešená rýchlejšie, pokiaľ sa na ňu sústredíte. Odložením dokončenia práce na zajtra sa človek prinúti preladiť a sústrediť sa na to, a je to časovo náročné.
Delegácia a automatizácia
Pomoc sa báť nemusí. Navyše, ak existuje možnosť poveriť vykonávaním akýchkoľvek úloh inú osobu, musí sa to využiť. Nie vždy je možné dosiahnuť dobrý výsledok iba sami. Je výhodnejšie stráviť čas učením inej osoby o určitej úlohe raz, ako by ste to mali neustále robiť sami. Zvlášť ak nie je zaradený do kategórie tých hlavných. Uvoľnený čas tak môžete stráviť dôležitejšími úlohami.
Automatizácia určitých procesov hrá rovnako dôležitú úlohu v procese efektívnej správy času: automatické triedenie e -mailových upozornení, automatické pravidelné platby atď. Čokoľvek, čo môže fungovať bez vašej účasti, šetrí ďalší čas.
Úplný odpočinok
Musíte si naplánovať nielen pracovný čas, ale aj odpočinok. Mnoho expertov navyše odporúča začať s vyplňovaním denníka od tohto bodu. Bez riadneho odpočinku nemôže človek pracovať produktívne, preto sa na túto zložku úspechu nesmie zabúdať.
Niektorí ľudia, v snahe byť čo najviac v čase, si zámerne odopierajú všetky potešenia a snažia sa každú minútu venovať podnikaniu. V dôsledku toho klesá produktivita, pretože unavený človek sa nemôže sústrediť a robiť rýchle a múdre rozhodnutia.
Odpočinok by mal byť úplný. Keď trávite čas s rodinou alebo priateľmi, musíte si užívať komunikáciu, a nie premýšľať nad novými obchodnými schémami alebo plánom na stretnutie s partnerom v hlave. A to nepomôže veci a vyvolá to nespokojnosť blízkych ľudí. Ako hospodáriť s časom - pozrite si video:
Schopnosť riadiť svoj čas umožňuje človeku byť úspešným a šťastným. Preto nebude nadbytočné porozumieť tomuto umeniu nielen pre hlavu, ale aj pre ženu v domácnosti. V rôznych zdrojoch môžete počítať rôzny počet metód, techník a pravidiel efektívneho riadenia času, ale všetky sa obmedzujú na rovnaké zásady: kompetentné plánovanie a stanovovanie priorít. Po zvládnutí základov tejto vedy bude každý schopný formulovať svoje vlastné pravidlá o tom, ako riadiť život a čas.
